还在 Word 长文档中一段段设置格式？

现在开始培养「样式」意识，学会把活交给 Word 哥！

01还原一个真实的故事

W 君将一份上百页的文档编辑好后邮件给老板，老板回复：

第一次：把所有二级标题改为蓝色

W 君找呀找，刷呀刷

第二次：算了，还是改绿色吧，环保

……

第三次：把所有三级标题改红色，醒目

……

虽然某些情况下可以使用「查找和替换」批量更改格式，但一劳永逸的方法还是从一开始编辑长文档时就使用“样式”。

02什么是「样式」

Word 中的「样式」是格式指令的集合，我们可以用它来设置字符或段落在文档中的格式，让文档拥有一致、精美的外观。

打开 Word 就能看见「样式」哦 ↓

03如何使用「样式」

下面以编辑一份名为「Office 365 简介」的长文档为例介绍「样式」的用法：

❶ 对文档标题「Office 365 简介」应用「标题」样式。

❷ 对第一部分的标题「Word 简介」应用「标题 1」样式、对其所包含的「Word 新功能」应用「标题 2」样式。

修改默认样式

如果对默认样式不满意，可以对其进行修改。

例如这里我觉得「标题 1」的默认样式字号太大，就可以右键单击【标题 1】，选择【修改】，在对话框中修改字号。

新建样式

也可以新建样式，单击【样式】区右下角的箭头打开【样式】窗格，单击【新建样式】按钮，进行各种格式设置后该新建样式就会出现在样式库中。

❸ 接下来对文档中的同级标题应用相应的样式，例如「Excel 简介」和「Word 简介」属于同级标题，应用「标题 1」样式，以此类推。

为样式设置专属快捷键

不想一直这样点来点去？那就为每个样式指定专属快捷键来提高效率吧！

例如这里将「标题 1」的快捷键指定为【 Alt + 1】（或其他未被指定的快捷键）。

右键单击【标题 1】，选择【修改】，进入【格式】选择【快捷键】进行指定即可。

04使用「样式]有什么好处

使用「样式」后，可以批量更改格式、轻松提高文档颜值、快速重组文档及生成目录。

❶ 批量更改格式

如果老板要求将所有二级标题的颜色改为蓝色，使用「样式」后30秒之内就能搞定！

将文档中某个二级标题的颜色改为蓝色后，右键单击【标题 2】，选择【更新 标题 2 以匹配所选内容】即可将文档中的所有二级标题颜色改为蓝色。

❷ 轻松提高文档颜值

可以使用「设计」选项卡更改整个文档的格式，让文档更专业！

单击【设计】选项卡，浏览不同「主题」下的「样式集」。

还可以轻松更改文档整体的配色和字体。

❸ 快速重组文档

老板要求在文档中先介绍大家不太熟悉的 SharePoint、OneDrive for Business 等内容，把 Word 等放后面。

又要复制粘贴搞半天？不用，使用「样式」后打开「导航窗格」就可以轻松重组文档啦！

单击【视图】选项卡，勾选【导航窗格】，即可在左侧看见文档的整体组织结构。

在「导航窗格」中进行拖动即可重组文档。

在处理较长的复杂文档时，可以单击标题旁的小三角形以折叠某些内容。

提示：若要在文档中折叠或展开所有标题，请右键单击标题，然后单击【展开/折叠】，点击【展开所有标题】或【折叠所有标题】。

❹ 快速生成目录

Word 使用文档中的标题构建自动目录，对要包括在目录中的文本应用标题样式后即可轻松生成目录。

单击【引用】，选择【目录】，然后从列表中选择一个【自动目录】样式即可。

看完了，Word 哥厉害吗？还怕啥报告和论文！

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