办公小技巧：Word文档输入与编排解难

在Word中录入或编排文档的过程中，我们可能会遇到一些看似平常但影响效率的问题。例如，输入过程中半角点号和全角句号相互干扰的问题；表格换页后，标题行无法自动延续的问题等。学会下面的方法，能够提高文档录入与表格编排的效率。

1. 一次正确设置 点号不再变句号

平时我们使用Word办公软件处理带数据的文本，在用一些输入法输入中文内容，中间夹杂有带小数点的数字时，总会将小数点自动输入为中文的句号，这时往往需要先将输入法切换为英文状态，待输入完毕后再切换到中文输入模式。这样，若输入的混合型数据比较多，操作起来就多有不便，严重影响输入效率。那么，如何在不切换输入方式的情况下，快速输入数字中的小数点呢？我们可尝试如下的两种方法。

第一种方法是利用Word工具中的“自动更正”功能解决问题。点击Word“文件”菜单，然后点击“选项”命令（图1）。

接着，在Word选项窗口中，点击左侧栏内的“校对”项，然后在右侧窗格的“自动更正选项”分组下，单击“自动更正选项”按钮（图2）。

在随后弹出的“自动更正”窗口中，“替换”框中输入两个句号“。。”，“替换为”框中输入一个英文半角小数点“.”，点击“添加”按钮并确定（图3）。

这样，以后输入汉字过程中，如果再遇到要输入小数点的情况，不用切换中英文状态，直接输入两次句号，Word就会自动将这两个句号替换为小数点了。

小提示：上述方法还可以用来自动更正不规范的序号输入。例如，常见有人误将“1. ”这个的序号输入为“1、”的情况，只需在自动更正设置中，将“1、”替换为“1. ”即可。再如，可以将年份输入中不规范的“二00”表达自动更正为规范的“二○○”，只需在“替换”框中输入“二00”，在“替换为”框中输入“二○○”即可。

避免小数输入中小数点被句号取代的第二种方法是，充分利用好输入法自带的标点符号智能切换设置。比如，在百度拼音输入法中，就有这样的设置。在百度输入法“高级设置”的“常用”一栏中，只需选中“中文时使用英文标点”，即可保证在汉字与小数混合输入时，输入的过程中不会出现全角句号代替小数点的情况（图4）。其他输入法如果也有类似的设置选项，也可以利用之。

2. 多页连续表格 标题自动全追加

Word中插入的表格如果很长，如何才能实现在只输入一行标题的情况下，其他各页都能跨页打印相同的标题？此外，若一页表格的数据填满后还需要另起一页追加数据，如何才能实现下页的标题也自动带入呢？

首先，可以在Word中制作包含所需行列的表格，然后将所有的数据灌入表格中。假设第一行为标题行，选中该行并右键单击，在弹出菜单中选择“表格属性”（图5）。

在随后出现的表格属性设置窗口中，点击“行”选项卡，然后将“选项”分组下的“在各页顶端以标题行形式重复出现”复选框选中，点击“确定”按钮（图6）。之后，我们会发现，在其他各页表格的第一行，都会自动出现与第一页相同的标题行，这样就不需要我们人为地为每页粘贴一行标题了。

如果一页完成之后，需要在另一页追加输入表格内容，只需在本页最后一行、最后一列的单元格内，按下回车键或Tab键，即可自动跳转到下一页，并在第一行自动生成同样的标题行，接着在第二行输入内容即可。

Word中的制表功能毕竟有限，为了快速达成样式更加丰富的带标题连续表格，利用Excel表格移植的办法，可轻松实现多样表格格式的自动标题行延续。

首先，在Excel中制作好所需的长表，然后将所有内容进行复制。接下来，切换到Word版面中，以选择性粘贴的方式，将Excel中的表格复制到Word中。选中表格的第一行（标题行），然后同样在表格属性的行属性对话框中，选中“在各页顶端以标题行形式重复出现”复选框并确认即可（图7）。

同样，当表格输入到最后一行，需要另起一行输入时，只需在本页最后一个表格内，按下Tab键，即可在下页自动生成一个带有标题的表格，且表格样式也会自动延续前面的样式，这时在下面直接输入内容就可以了（图8）。