如何利用Office 365 Teams进行完整的在线会议生命周期管理

Office 365 Teams是当前最热门的企业应用。作为团队协同工作的入口，我们可以利用它连接起企业里的每一位同事，快速的找到沟通记录与文档，实现文档协同编辑。特别是在线会议功能方面，Teams不仅提了稳定高速的网络保障，而且可以将会前、会中、会后三个阶段所有信息记录下来，方便随时查看，提供了高质量的会议保障，增强了团队会议决策的执行能力。

 

1. 会前准备

一次成功的在线会议，一定是要做好充足的准备，准备工作包括：邀请与会者协调他的时间、告知会议议程、发放相关资料、收集与会者相关问题。特别是在线会议，因为与面对面沟通方式不同，所以应尽早让与会者关注到会议内容，以便能达到会议沟通效果。Teams可以在下面几方面帮忙更好的完成。

· 通知所有人

在发送 Teams 会议邀请时共享会议议程，并在会议之前与与会者聊天。

 

· 邀请外部来宾加入

与拥有有效企业或个人电子邮件地址的任何人安排 Teams 会议。他们只需点击电子邮件链接即可立即在 Web 浏览器上加入会议，而无需下载 Teams 或任何插件。

2. 会议期间

· 使用 Microsoft Teams 会议室快速开始会议

点击一下可按时开始会议、体验丰富的高清音频和视频，还可与会议室中的人员和远程参与者轻松共享内容。

 

· 打开视频使会议更具个性

加入时预设视频和音频。打开视频以更好地吸引远程与会者的注意力。使用智能的背景模糊技术帮助集中注意力并最大程度地减少干扰。

 

· 录制会议

通过录制 Teams 会议捕获音频、视频和屏幕共享活动。自动听录使你可以回放会议并在听录文本中搜索重要的讨论项目。

· 共享触手可及的内容并进行协作

通过与 Microsoft 365 无缝集成，可以在会议期间共享内容并轻松协作。

3. 会后跟踪

通常，会议的目的是根据会议决定安排后续工作，相关负责人要对后续工作进行的进展情况及时跟踪，对于工作内容进行沟通讨论，并与当时的会议安排进行核对，获得每项工作、每个阶段的绩效信息。通过Teams的下面各个应用我们可以获得完美解决。

· 添加Planner应用安排工作任务

应用可让你在团队中实现更多功能。 考虑你的组织已使用的工具、文件和仪表板。在团队频道选项卡上，团队成员可以随时添加这些应用

 

Planner是Office 365在线任务计划跟踪应用，与Teams整合后，可以轻松实现团队任务分配与跟踪管理。

 

· 分享会议录音和记录

通过将会议录音和记录上传到同一 Teams 会议线程以保持一个记录位置来保持井然有序。

· 同与会者聊天

通过 Teams 聊天进行跟进，并通过上下文关联保留以后的更新。

Teams以团队协作作为出发点，提供了完整的在线会议解决方案。我们可以获取高质量的音频、视频和屏幕共享，以及与 Microsoft 365 相同的安全性和合规性，最终，将会议成果落实到位。