Word实战技巧

熟悉Word表格操作是一件很简单的事，但要精通却需要大量的实践。在前面的两篇文章中，我们分享了多个表格处理技巧。

今天，我们继续分享与表格有关的2个常见问题及处理小技巧，让你能轻松做好Word表格。

01

表格后多出来的空白页

日常工作中，有时表格会占满整个页面，或是表格刚好在该页的底部。此时，会把表格后的回车符挤到下一页中，自动生成一个空白页，其中只有一个回车符，如果按【Delete】键删除这个回车符，却无法删除，该怎么办？

解决上述问题的常用方法有四种，分别如下：

方法一：调整表格大小，以容纳最后一个回车符

不论是调整整个表格的大小，还是调整表格的某一行的高度，均可。

方法二：调整页边距的大小，以容纳最后一个回车符

双击标尺空白处，打开“页面设置”对话框，调整上、下、左和右页边距值即可。

方法三：调整回车符所在段落的字号大小

选中回车符所在段落，将字号设置为最小值1磅，此时第二页空白页自动被删除。

方法四：调整回车符所在段落的行间距

（1）将光标定位到第二页的【回车符】处。

（2）单击鼠标右键，选择“段落”命令，打开【段落】对话框，将行距设置为【固定值】，磅值为【0.7磅】。

（3）点击【确定】按钮，多出来的一页就自动没有了，效果如下图所示。

提示：这里也可以将行距值设置成1磅或者2磅，只要能把回车符隐藏起来，目的就达到了。

02

Word表格中的函数公式

当Word表格数据涉及到计算时，大多数人最先想到的是用计算器或者借用Excel来进行计算，然后将计算结果填入或复制到Word表格中，其实这样做不仅效率低下，而且容易出错。其实，直接可在Word表格中使用自带的函数公式进行计算，同样非常快捷。

下面我们就来看看如何在Word表格中使用函数公式。

例如：计算下表中学生的总分

步骤如下：

（1）将光标定位于总分列的单元格中，点击【布局】-【公式】按钮。打开【公式】对话框，默认情况下，会对左边的单元格进行求和（注：LEFT表示（左边），RIGHT(右边)，ABOVE（上边），BELOW(下边) ，可以根据实际情况设置公式）（2）点击“确定”之后，即得到结果。然后复制结果单元格中的数据，粘贴到下方的单元格中。（3）选中总分列，按【F9】键，刷新公式将自动得到结果。

技巧提示：当第一栏公式结果计算完成以后，将光标置于下一个单元格，直接单击【F4】键（重复上一步操作），也可达到快速计算的效果。

但是，仔细查看会发现，有两个总分的计算结果是错误的，如下图所示。

这到底是为什么呢？显然，就是表格中两个数据之间存在空白单元格，这里的公式是按左边求和，如果遇到有空白单元格，系统将不会再向左边延伸求和了。

要解决这个问题很简单：只要把空白单元格填上0值就可以了。最后选中所有公式所在单元格，按【F9】刷新公式，结果就正确无误了！

可以看出，在Word中使用函数公式，是不是很简单呢？

知识拓展：

（1）除了求和，Word表格中还可以进行最大值（MAX）、最小值（MIN）、平均值（AVERAGE）、求积（PRODUCT）等一些常用的函数运算，大家可以自行尝试，方法相似。

（2）除了默认的公式表达方式之外，还可以像Excel一样引用【行号列标】，比如：=SUM(B2:D2),无论单元格中是否有没有0值，都可以正确求和。但需注意的是，在Word中，这样的引用方式只能是绝对引用，如果把这个公式复制到下方的单元格中，公式=SUM(B2:D2)并不会自动变为=SUM(B3:D3)，需要手动修改公式中的参数。

那是不是Word中就没有办法变成相对引用的样式吗？答案肯定是有的，需要结合Quote域和Seq域来完成，但是公式表达起来会比较复杂点。如果有兴趣，小伙伴们可以加入我们的学习群，进一步深入学习。OK，今天的学习与分享就到这里，我是在心，我们下次再见！