WORD实用排版之样式.模板与目录

一、什么是样式

样式是一种预定义的格式集，每一种样式都可由若干种格式组合而成，它具有如下特点：

A、利用样式可以把段落、文字等格式组合成一个整体，方便了用户的使用;

B、当修改了某样式中的格式时，用该样式定义的文本格式都可以自动更改为新格式，减轻了修改的工作量。

二、用样式定义文本格式

样式大体上分为两类：字符样式和段落样式。

字符样式中只包括各种字体格式，段落样式中既包括段落格式，也可以包括字体格式。

用字符样式定义文本时，需要先选中要定义的文字，然后在“格式”工具栏的下拉式列表框中选择需要的样式。

用段落样式定义文本时，如果只定义当前段落，不需要选择，只要把光标放在段落中，如果要定义多个段落，需要先选择这些段落，然后在“格式”工具栏的下拉式列表框中选择需要的样式。

三、修改样式

单击“格式”菜单中的“样式”，在样式列表中选中要修改的样式，单击“更改”按钮，在弹出的对话框中，单击“格式”按钮，从中选择要修改的内容，如“字体”、“段落”等，更改为需要的格式后，选中“自动更新”复选框，单击“确定”按钮，回到上一级对话框后，单击“应用”按钮。

说明：如果选中“自动更新”复选框，则会用更改后的样式自动更新所有用该样式定义的文本。如果修改样式是为了以后使用，则不要选中“自动更新”复选框，也不要单击“应用”按钮，而是单击“关闭”按钮。

四、自定义样式

单击“格式”菜单中的“样式”，然后单击“新建”按钮;设置自定义的样式“名称”、“类型”、“基准样式”后，单击“格式”按钮，根据需要设置新样式的“字体”、“段落”等格式后，单击“确定”按钮，回到上一级对话框后，单击“关闭”按钮。

新建样式定义好后，在“格式”工具栏的“样式”列表中可以找到它，并可以用它来定义文本了。

五、删除样式

单击“格式”菜单中的“样式”，在样式列表中选中要删除的样式，单击“删除”按钮。

说明：如果删除的是“自定义”样式，则它被彻底删除，如果删除的是更改过的Word样式，则只是把它从“正在使用的样式”列表中删除了，且“标题1”等系统样式不能删除。

六、用模板创建文档

单击“文件”菜单中的“新建”(注意：不是“常用”工具栏中的“新建”按钮)，弹出“新建”对话框，从中选择需要的模板后，单击“确定”按钮，这样新建的文档就用该模板创建了，只要编辑修改相应的内容，就成为一个Word文档。

七、自定义模板

编辑一个Word文稿，存盘时使用“文件”菜单中的“另存为”，在保存类型中选择“文档模板(*.dot)”，设置文件名后，单击“保存”按钮，则该文档被保存为模板。以后使用该模板时，用“文件”菜单中的“新建”，在“常用”标签下可以找到它并用它创建新文档。

八、修改模板

单击“文件”菜单中的“新建”，选中要修改的模板，并且选中“模板”复选框，则该模板被打开;编辑修改后，单击“保存”按钮，覆盖原来的模板即可。

说明：在“新建”时，如果选中“文档”复选框，则表示用该模板打开一个Word文档;如果选中“模板”复选框，则表示打开一个Word模板。

九、创建文档目录

Word提供了自动生成文档目录的功能。不过在使用时有两个前提条件：①文档必须有页码;②文档的大小标题必须用Word提供的标题样式定义，如“标题1”、“标题2”、“标题3”等。

插入目录时，把光标放在要插入的位置(一般在第一页)，单击“插入”菜单中的“索引和目录”，在弹出的对话框中选择“目录”标签，设置“目录级数”、“制表前导符”后，单击“确定”按钮，则目录就自动生成并插入到当前位置了。