用Word自动生成成绩通知单

一、创建主文档

按常规方法在Word中创建成绩通知单文档，表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的行空着不填(图1);做好页面设置(如用A4纸)，最后在文档末尾加上4~5个空行(空行数量视需要而定，后面有用)。

二、选取数据源

在Word 2002中，单击“工具→信函与邮件→邮件合并向导”，在弹出的向导中选择“信函”，按“下一步”;选择“使用当前文档”，按“下一步”;选择“使用现有列表”，按“下一步”，即可看到“选取数据源”对话框。因为学生成绩都已经预先整理汇总到Excel工作表中了(图2)，所以只要在此对话框中找到这个Excel数据文件并打开它，然后按照提示步骤操作即可。

2三、插入域

回到主文档中，在表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的位置上插入域。具体步骤是：单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，弹出“插入合并域”对话框，所有可用的域都一目了然，然后在表格中一一对应地插入这些域即可(图3)。

四、合并到新文档

接着，单击工具栏上的“合并到新文档”按钮，在弹出的对话框中选择“全部”，再按“确定”，生成一个新文档。在这个文档中，每个学生成绩通知单单独一页(A4纸)，最后一个符号是“分节符”(图4)。

五、格式调整

为了提高处理速度，减少纸张损耗，笔者把成绩通知单设计成小条样式，使得在A4纸上可打印3~4个学生的成绩通知单。按“Ctrl+H”组合键打开“查找和替换”对话框，单击“查找内容”编辑框，然后单击“特殊字符”按钮，从中选择“分节符”，“替换为”编辑框不填写，然后单击“全部替换”，则原文档中的所有“分节符”就全部“灰飞烟灭”了。这样，所有的成绩单便连贯起来，一页可容纳3~4张通知单，中间以空行分隔开(现在知道第一步中在文档末尾加入空行的作用了吧)。

提示：这时要注意观察是否出现成绩单跨页的情况，如果有就要仔细调整。根据笔者的经验，如果新生成的文档很难调整的话，干脆放弃这个文档，回到第一步的主文档中，调整末尾处的空行数或文档的行距，然后再重新生成一个文档。